写报告、做合同、整理资料，谁还没被文档折磨过？尤其是月底赶报表、项目交材料的时候，手动敲字不仅慢，还容易出错。这时候要是有款趁手的文档生成软件，真能省下大把时间。
Word 自带功能其实也能用
别急着装新软件，Office Word 其实有不少隐藏技能。比如“快速部件”和“邮件合并”，能批量生成通知、工资条这类重复性高的文档。只要提前准备好数据源表格，几下操作就能导出一堆个性化文件。
比如你要给50个客户发服务提醒，姓名、电话、服务时间都不一样，手动一个个改太累。用邮件合并功能，插个字段就行。操作路径在“邮件”选项卡里，选“开始邮件合并”→“信函”，然后插入对应域，一键生成所有文档。
WPS 模板库：打工人救星
如果你平时用 WPS 多，它的模板库其实挺实用。合同、简历、会议纪要、报销单，搜一下就有现成模板。关键是支持智能填空，点进去直接替换内容就行，格式不会乱。
更方便的是“表单”功能，让别人在线填信息，提交后自动汇总成文档或表格。比如部门收集年会报名信息，做个表单发群里，结果自动生成 Excel，连整理都省了。
简道云：复杂文档也能自动化
有些单位的审批流程特别繁琐，申请单、附件、签字页一大堆。像简道云这种低代码平台，就能按业务逻辑自定义文档生成规则。比如请假超过3天，系统自动加一页部门负责人审批栏；出差报销则根据城市自动套用差旅标准。
它还能和企业微信、钉钉打通，手机上提交申请，后台自动生成PDF正式文档归档。适合需要走流程、留记录的公司场景。
Markdown + Typora：技术党最爱
程序员、技术文档写作者可能更喜欢轻量方案。用 Markdown 写内容，Typora 当编辑器，写完一键导出 PDF 或 Word。语法简单，# 是标题，- 是列表，不用分心调格式。
# 项目进度汇报
- 完成模块A开发
- 测试用例通过率96%
- 下周上线预发布环境配合 Git 做版本管理，团队协作改文档也不怕覆盖。
百度智能云文档生成器
最近试了下百度智能云那个AI文档生成工具，输入一段需求描述，比如“写一份智能家居产品说明书，包含安装步骤和注意事项”，它能自动产出结构完整的初稿。虽然细节还得人工润色，但至少不用从空白文档开始硬憋。
类似功能还有阿里通义万相的文档助手，适合写宣传材料、用户手册这类偏文案的内容。
选哪个？看你的实际需求
日常办公选 WPS 或 Word 就够用，便宜甚至免费，同事之间传也方便。要是公司流程多，考虑简道云这类能对接系统的。喜欢干净写作环境的，Markdown 方案最清爽。想快速出稿，可以试试带 AI 的生成工具，至少帮你打破“开头难”。
工具没有绝对好坏，关键是用起来顺手。有时候不是软件不行，是咱们没找到最适合自己的那一套。