写正式文书时，很多人只关心内容对不对，却忽略了格式是否规范。其实一份排版整齐、结构清晰的文书，不仅能提升专业感，还能让对方更快抓住重点。特别是在职场中，一封格式混乱的邮件或报告，可能直接拉低你的印象分。
正文的基本结构不能乱
正式文书通常包括标题、称呼、正文、结尾敬语和落款五个部分。比如你给上级提交一份工作汇报，标题要简洁明了，像“关于Q3项目进展的汇报”就比“汇报一下”来得正式得多。
称呼也不能马虎。如果是单位内部文件，写“尊敬的王经理：”比直接写“王经理”更合适。结尾则常用“此致 敬礼”这类固定搭配，注意换行和空格：
此致
敬礼！段落与字体有讲究
正文建议使用仿宋或宋体小四号字，1.5倍行距。每段首行缩进两个字符，这是中文公文的标准做法。不要用空格手动缩进，Word里设置段落格式就能自动完成。
标题层级也要分明。一级标题用“一、二、三”，二级用“（一）（二）（三）”，三级用“1. 2. 3.”，这样逻辑清楚，读起来不费劲。比如你在写一份制度说明：
一、考勤管理规定
（一）上班时间
1. 工作日为周一至周五
2. 上班时间为上午9:00日期和落款别写错
很多人在落款处随手写个“2024年6月”，其实正式文书要求必须写全称，比如“2024年6月15日”，不能简写成“6/15”或者“24年6月”。单位名称也要写全称，避免用“我司”“贵部”这类模糊说法，除非上下文已明确指代。
纸质文件还要注意盖章位置。公章要压住成文日期，一半在文字上，一半在空白处，俗称“骑年盖月”。
软件能帮你省事
如果你经常处理正式文书，可以试试WPS或Office里的模板功能。搜索“红头文件”“请示报告”这类关键词，系统会推荐符合国家标准的格式模板。提前保存几个常用样式，下次直接套用，省时又不出错。
还有些小工具也实用，比如“公文助手”类插件，能自动检查标题层级、段落缩进、标点符号是否规范。哪怕你只是写一封正式邮件，这些细节也能让你显得更靠谱。