收货前的准备工作不能马虎
仓库操作员每天一上班，第一件事往往是准备接货。送货单、预约信息、车辆到港时间这些都得提前核对。以前靠手写登记，容易出错还难查，现在大多数仓库都用系统来管理预约和到货计划。比如在PDA上打开收货应用查看当天到货列表，点进某一条就能看到供应商名称、预计到货时间、物料编码和数量。
实际收货时的操作步骤
车到了以后，先核对车牌号和预约信息是否一致。然后开始清点货物，这时候常用的是扫码枪或者手持终端扫描外包装上的条码。每扫一件，系统自动记录，避免漏记或重复录入。如果遇到没有条码的货物，就手动输入物料编号，系统会弹出该物料的标准信息供比对。
比如有一次来了一车螺丝配件，外包装没贴条码，操作员就在收货界面点“手动收货”，输入物料号“SC-2025-041”，系统立刻显示标准包装是每箱1000颗，共应到10箱。现场一数，只有9箱，马上在系统里标记“短少”，并拍照上传异常情况。
系统怎么帮我们提升效率
现在用的这套仓储管理系统，收货模块设计得很顺手。扫描完一批，点击“确认收货”，数据直接同步到库存台账，财务和采购部门也能实时看到到货状态。不像以前，收完货还得填纸质单，再由文员录一遍，经常隔天才知道有没有问题。
像下面这个简单的接口调用，就是系统自动通知质检环节的触发逻辑：
<?php
$delivery_data = array(
"delivery_no" => "PO20250401001",
"status" => "received",
"trigger_next" => "quality_check"
);
// 自动推送到质检队列
sendToQueue($delivery_data);推荐几款适合中小仓库的收货软件
不是所有公司都有预算上大型WMS，但市面上有不少轻量级工具也能解决收货痛点。比如“仓小满”这款小程序，支持手机扫码收货，数据自动存云端，老板在手机上也能看今日到货汇总。另一个是“快仓通”，PC端和PDA都能用，特别适合做零担物流中转的仓库。
有个客户是做五金批发的，之前老是收错货，用了“快仓通”之后，每次收货必须扫描+拍照双确认，一个月内收货差错率从7%降到1%以下。他们现在连退货入库也走同一套流程，整个操作闭环了。
别忽视异常处理的记录功能
收货不可能每次都顺利，常见的有破损、数量不符、混装等问题。好的软件会在收货界面直接提供“异常登记”按钮，点开选择类型：少货、多货、破损、错发，然后上传照片或备注说明。这些记录后续能导出做对账依据，也能用来分析供应商交货质量。
有家食品仓库就靠这个功能，发现某个供应商连续三次配送都有外箱受潮，系统一查历史记录全标了“异常”，他们果断换了供货商，减少了损耗。